Hotell føler seg lurt av Bergen kommune: – De har fått for lave priser

– Bergen kommune er en veldig viktig kunde. Det har de vært i mange år, og spesielt viktig kunne de vært gjennom de siste, vanskelige årene, sier Alette Hjelmeland.

I 2019 vant de anbudet om å levere kurspakker med overnatting til Bergen kommune.

Ifølge kommunens fordelingsordning skulle hotellet være førsteprioritet når kommuneansatte reiser på konferanser eller andre reiser med overnatting.

– Disse offentlige anskaffelsene er kjempeviktige for oss. Derfor legger vi ned mye arbeid i å kunne tilby de beste betingelsene. Det er trygge inntekter, som gir trafikk og danner grunnlaget for arbeidsplasser hele året, sier Hjelmeland.

Til tross for at Fleischers leverte det beste tilbudet, og vant anbudskonkurransen, har de aller fleste kommunale overnattinger funnet sted på Solstrand i Bjørnafjorden kommune.

Prisen er tilpasset avtalen

– Fordelingen fremstår helt ekstrem. Det betyr at de gangene de har vært hos oss, har de egentlig fått for lave priser, sier hun.

Prisen Fleischers har tilbudt tar nemlig høyde for at de vil få et visst antall overnattinger.

– Hvis du bestiller hotell til 100 gjester i 50 døgn, får du en lavere pris enn hvis du bestiller til to personer i én natt. Slik er det her også. Hadde vi visst at vi ville bli bortprioritert selv om vi vant konkurransen, ville vi satt prisen mye høyere, sier Hjelmeland.

Siden Bergen kommune spesifikt ba om hoteller med innendørs svømmebasseng, var det åpenbart for Fleischers hvilke aktører de konkurrerte mot.

– Da var valget enkelt: Enten priser vi oss lavt og får alle, eller så priser vi oss høyt og får andreplassen. En andreplass med høye priser, kan være en grei strategi. Enda bedre blir strategien når prisene er høye, og du likevel får førsteplassen.

Ifølge tildelingsbrevet fra Bergen kommune, var tilbudet fra Solstrand omtrent 40 prosent dyrere enn det Fleischers kunne tilby.

Fleischers er førsteprioritet

Harald Alfsen er advokat i Stiegler advokatfirma og en anerkjent ekspert på saker som handler om offentlige anskaffelser. Han mener Bergen kommune er på veldig tynn is.

Forutberegnelighet er et av de grunnleggende prinsippene i loven om offentlige anskaffelser.

Det vil si at basert på avtalene som inngås skal det være enkelt å forutse hvordan de vil bli fulgt opp.

Bergen kommune har inngått rammeavtaler med flere hoteller. Disse fastsetter vilkår for senere bestillinger.

– Hvis det er flere leverandører, må det være en form for fordelingsmekanisme. Det finnes flere ulike typer mekanismer, som for eksempel minikonkurranse. Eller fordeling etter pris, tilgjengelighet, produkt, kvalitet eller geografi, sier Alfsen.

BA har spurt kommunen om hvilken fordelingsmekanisme som er knyttet til hotellavtalene.

Svaret er at Fleischers Hotel er prioritet én, og Solstrand er prioritet to.

– Slik jeg tolker kontrakten, må de også foreta bestillinger i henhold til den rangerte rekkefølge, sier Alfsen.

– Det er imidlertid en svakhet i konkurransedokumentene at det ikke ser ut til å være angitt en konkret metode for bestillinger, erkjenner han.

Trodde Bergen kuttet kostnader

Av 82 registrerte reiser til de to hotellene pr. november i 2022, ble 65 lagt til Solstrand. Bare 17 ble lagt til Fleischers.

Ifølge kommunens innkjøpsavdeling overlater de til den enkelte som skal bestille reisen å velge hvilket hotell de vil reise til.

I denne vurderingen tar de høyde for avstand, tilgjengelighet, egne erfaringer over flere år, reisekostnader og en generell totalitetsvurdering, har kommunaldirektør Trine Samuelsberg fortalt til BA tidligere.

– Så lenge disse kriteriene ikke er nevnt i konkurransedokumentene og kontrakten, kan de ikke gjøre det. Det eneste lovlige kriteriet de kan velge etter, slik jeg ser det, er tilgjengelighet, sier advokaten.

– Kommunen burde hatt et system for at bestillerne først spør den høyeste rangerte om de har tilgjengelig plass. Hvis nei, kan de gå på neste. Navn på leverandørenes kontaktperson er oppgitt i kontrakten, så det burde ikke være vanskelig å kontakte dem.

Alette Hjelmeland hos Fleischers mener at de stort sett alltid ville hatt plass til kommuneansatte i perioden siden avtalen ble inngått.

– Jeg blir lei meg og skuffet. Vi legger ned mye arbeid i å få disse kontraktene. Jeg blir også litt irritert. Gjennom den perioden det er snakk om, har vi kjempet for å opprettholde arbeidsplasser og trygge inntektene våre gjennom en pandemi.

Hjelmeland har tenkt at Bergen kommune kanskje har kuttet kostnader og kjørt interne kurs gjennom koronatiden, og at det er derfor de ikke har besøkt hotellet så ofte som forventet.

– Men når det viser seg at de har «flesket seg» på Solstrand i stedet, kjenner jeg irritasjon. Da er det ikke trange kår som ligger bak avgjørelsen. All respekt til Solstrand, vår gode kollega i bransjen. Man må kunne forvente at en seriøs offentlig aktør overholder en avtale slik den er inngått.

– Vi har ikke ressurser til å følge opp og passe på at offentlige myndigheter faktisk holder signerte avtaler, legger Hjelmeland til.

LES OGSÅ

Kommunetoppene svidde av 670.000 på Solstrand-opphold

Påstår at kontrakten er brutt

Advokat Harald Alfsen mener selve anskaffelsesprosessen til kommunen har foregått på korrekt vis.

– Det som imidlertid synes rimelig klart er at kommunen i sin kontraktsoppfølging ikke har fulgt sin egen kontrakt. Etter mitt syn har kommunen brutt kontrakten når de ikke har fulgt opp sin egen rangering. Jeg kan ikke se noen andre fordelingsmåter enn å alltid spørre øverst rangerte om tilgjengelighet, sier han.

– Ja, det kan de. I kontrakten kommunen selv har laget, står det at leverandøren kan kreve erstatning for det tap han lider som følge av kommunens mislighold. Så lenge kommunen har brutt kontrakten, og leverandørene som burde ha fått flere oppdrag kan dokumentere tapene sine, kan leverandørene ha krav på erstatning.

På spørsmål om hvordan hotellet har tenkt å følge opp saken, svarer Hjelmeland at de ikke har tatt stilling til det ennå.

– Det kom litt brått på. Jeg vil begynne med å ta det opp i ledergruppen, og deretter blir det sannsynligvis en sak for styret.

Mener de ikke har gjort noe galt

Bergen kommunes innkjøpssjef, Birgitte Gullestad, forsvarer måten de har forholdt seg til hotellavtalene på.

Hun mener at det er vanskelig å ha en fullgod fordelingsmekanisme når to hoteller er så ulike med tanke på størrelse, fasiliteter, reisevei og reisekostnader som Solstrand og Fleischers.

Hun forklarer, som hun også har gjort tidligere, at det er den enkelte arrangør i Bergen kommune som selv beslutter hva en har behov for når en bestiller kurs eller konferanse ved ett av hotellene.

– Beslutninger må veies opp mot det budsjettet en har til rådighet, sier hun.

– Hvis det er vanskelig å ha en fullgod fordelingsmekanisme, burde ikke kommunen da stilt andre kriterier i utgangspunktet?

– Når det likevel fins en fordelingsmekanisme, hvorfor benyttes ikke den i praksis?

– Siden hva som tilbys ikke er likt, må bestiller vurdere hva som vil dekke behovet til den konkrete samlingen/konferansen.

– Hva tenker du om at en aktør som kommunen samarbeider med føler seg lurt til å tilby urimelig lav pris?

– Dette er en åpen konkurranse hvor den enkelte tilbyder har full rådighet over om de ønsker å tilby, hva de de vil tilby og til hvilken pris.

– Vi vil som forberedelse til ny konkurranse se nærmere på om den inndelingen vi har av type hotelltilbud i dag er hensiktsmessig, og om vi kan rigge konkurransen(e) på en mer hensiktsmessig måte.